Då intressentgrupperna höras kan man såväl använda traditionella metoder för deltagande såsom bredbasiga beredningsorgan, skriftliga utlåtanden, diskussionsmöten, förhandlingar, inofficiella kontakter och förfrågningar som utnyttja den nya informations- och kommunikationsteknologins möjligheter såsom webbdiskussioner. Metoderna för hörandet ska väljas med hänsyn till projektets omfattning, målsättningar och målgrupper. Då olika metoder används samtidigt ska det ses till att de olika intressentgrupperna ordnas lika möjligheter att få information och delta i beredningen. Under beredningsprocessen är det dock rekommendabelt att använda flera metoder så att hörande ska bli så omfattande som möjligt.

De metoder för hörande och deltagande som används inom statsförvaltningen är bland andra följande:

Beredningsorganen

Statsrådet och ministerierna kan för projektet tillsätta ett beredningsorgan för viss tid, till vilket förutom tjänstemännen kan höra andra representanter för intressentgrupper, sakkunniga inom området samt representanter för det politiska beslutsfattandet. Beredningsorgan är bl.a. kommittéer, kommissioner, delegationer och arbetsgrupper. Fördelen med ett bredbasigt beredningsorgan är att olika synvinklar och fördelar kontinuerligt kommer fram under beredningen.

När det gäller regeringspropositioner och förordningar med betydande konsekvenser sker beredningen i regel inom bredbasiga beredningsorgan, där de med hänsyn till ärendet mest centrala myndigheterna och intressentgrupperna är företrädda. Organiseringen av beredningen av regeringspropositioner och förordningar med betydande konsekvenser ska beskrivas och motiveras i regeringspropositionen eller motiveringspromemorian för förordningen.

Skriftliga utlåtanden

Den vanligaste metoden för hörande är de skriftliga utlåtanden angående det ärende som bereds som ministeriet anhåller om av intressentgrupperna, t.ex. angående ett arbetsgruppsbetänkande, en bakgrundpromemoria eller ett utkast till en regeringsproposition. Vid författningsberedning ombes intressentgrupperna vanligtvis att lämna in ett skriftligt utlåtande om författningsförslaget. Endast av en grundad anledning kan det avstås från att begära utlåtanden om författningsförslaget. Orsaken till detta ska motiveras i regeringspropositionen eller motiveringspromemorian för förordningen.

Utlåtandet ska begäras så heltäckande som möjligt av de instanser som reformen berör och vilkas sakkunskap med hänsyn till det ärende som bereds är särskilt nödvändig. Också andra än de till vilka en begäran om utlåtande har sänts kan ge ett yttrande om ett ärende som bereds.

Till begäran om utlåtande ska fogas utkastet till regeringsproposition, förordning eller föreskrift, motiveringspromemorian för förordningen eller föreskriften samt annat material som är nödvändigt för att förstå förslagets innehåll. I begäran om utlåtande kan remissinstansen ombes också att ta ställning till vissa omständigheter, t.ex. att ge sina synpunkter på förslagets konsekvenser.

Man ska reservera en tillräckligt lång tid för att ge utlåtandet, så att remissinstanserna ska ha möjlighet att sätta sig in i ärendet. Tiden för inlämnande av utlåtande om ett författningsförslag ska vara minst sex veckor och i omfattande projekt minst åtta veckor. Om remisstiden infaller delvis eller helt under en allmän semesterperiod, ska tiden vara längre. Av grundad anledning kan remisstiden dock vara kortare. Orsaken till den korta remisstiden ska motiveras i begäran om utlåtande samt i regeringspropositionen eller motiveringspromemorian för förordningen eller föreskriften.

Det rekommenderas att begäran om utlåtande publiceras på ministeriets webbsidor och i statsrådets projektregister (HARE).

Diskussionsmöten

För intressentgrupperna kan man diskussionsmöten för hörandet ordna. Vid dessa kan man berätta om författningsförslagets innehåll samt bereda intressentgrupperna ett tillfälle att i fri form framföra åsikter och på detta sätt få till stånd diskussion.

Diskussioner på nätet

En diskussion på internets olika diskussionsforum ger förvaltningen information särskilt om enskilda medborgares synpunkter angående det ärende som behandlas.

Dinasikt.fi (otakantaa.fi) är statsförvaltningsmyndigheternas gemensamma för alla öppna diskussionsforum, där medborgarna kan kommentera sådana projekt inom förvaltningen som inleds eller pågår, lagstiftningsreformer eller beredningen av övriga aktuella åtgärder.

• http://www.dinasikt.fi

Undersökningar och förfrågningar

I samband med beredningen kan man skaffa tilläggsinformation också genom att låta göra utredningar eller undersökningar om intressentgruppernarnas synpunkter. Dessutom kan man använda sig av olika förfrågningar och intervjuer.

Direkt respons

Det kan vara bra att bereda intressentgrupperna möjlighet att på eget initiativ komma med respons, antingen om något särskilt lagberedningsprojekt eller om alla projekt som inletts. Vanligtvis bereds möjligheten genom att man informerar om en e-postadress som kan användas för att ge respons. Information om ministeriernas ansvarsområden finns på statsrådets webbsidor i den s.k. ministerieguiden. På ministeriernas webbsidor berättas det om tjänstemännens ansvarsområden och om anhängiga projekt.

• Ministeriernas webbsidor
• Ministerieguiden (på finska)