Myndigheterna är skyldiga att tillgodose de språkliga rättigheterna

De statliga myndigheterna är alltid skyldiga att använda både finska och svenska i sin verksamhet.

De tvåspråkiga statliga myndigheterna skall betjäna allmänheten på finska och svenska. De skall också utåt visa detta, bl.a. genom skyltar, blanketter och broschyrer på båda språken. Det skall vara så lätt som möjligt för klienterna att få reda på var de kan få service på sitt eget språk.

Kvaliteten på servicen får inte vara beroende av vilket språk, finska eller svenska, klienten använder. Myndigheten kan vid behov fråga vilket språk klienten önskar använda.

Också en enspråkig statlig myndighet skall ge service på båda språken. Den får dock anlita tolk eller översättningshjälp om den inte har beredskap att betjäna klienterna på deras språk. Den skall då självmant se till att en tolk tillkallas.

Tvåspråkiga kommuner har samma skyldigheter som tvåspråkiga statliga myndigheter. Enspråkiga kommuner använder sitt eget språk.

Smidig service på båda språken

Att myndigheternas verksamhet skall vara tvåspråkig innebär dock inte att alla anställda skall behärska båda språken. Myndigheterna skall lägga upp sin verksamhet så att språkkunskaper finns där de faktiskt behövs och klienterna lätt kan finna ut var de får service få sitt eget språk.

Detta kan i praktiken göras på många olika sätt beroende på myndighetens uppgiftsområde. Om det t.ex. finns flera serviceställen kan service ges på olika språk på olika ställen. Arbetspassen eller arbetsfördelningen kan organiseras så att någon som behärskar båda språken alltid är tillgänglig. En enspråkig statlig regionalenhet kan per telefon kontakta en sådan enhet inom centralmyndigheten som har tillräckliga språkkunskaper. Också finsk- och svenskspråkiga blanketter på Internet och myndigheternas intranet med ifyllnadsinstruktioner och andra uppgifter på båda språken underlättar verksamheten.

Information både på finska och svenska

Myndigheterna ger ut stora mängder av allmän information om människornas rättigheter och skyldigheter. En enspråkig myndighet informerar på ämbetsdistriktets språk. Däremot skall tvåspråkiga myndigheter använda både finska och svenska i all sin information till allmänheten. Informationen behöver inte nödvändigtvis vara lika omfattande på båda språken men båda språkgruppernas informationsbehov skall alltid beaktas.

Huvudsaken är att det viktigaste innehållet i informationen finns att tillgå på båda språken. Informationen kan t.ex. vara mera kortfattad på det ena språket eller ges i en annan form, t.ex. i en annan slags broschyr. Informationen måste dock under alla omständigheter ange vad saken gäller och hur den som kan lämna närmare upplysningar kan kontaktas.

Exempelvis uppgifter och anvisningar om hur ett ärende kan väckas eller en förmån sökas skall tillhandahållas på båda språken. Likaså skall kontaktinformation för myndigheterna och andra grundläggande uppgifter om deras verksamhet samt olika slag av meddelanden och kungörelser finnas på båda språken.

Vid olyckor och nödsituationer eller i andra exceptionella situationer svarar vart och ett ministerium för att information av väsentlig betydelse för individens liv, hälsa och säkerhet samt för egendom och miljö ges på både finska och svenska i hela landet oberoende av kommunens eller regionens språk.

Språklagen gäller också affärsverk och vissa bolag

Skyldigheten att tillhandahålla språklig service gäller med vissa begränsningar både statliga affärsverk och sådana tjänsteproducerande bolag där staten eller kommunerna har bestämmanderätt. Det viktigaste när det gäller servicen och informationen till allmänheten är då att var och en ges basservice på sitt eget språk.

För klienterna viktig information, såsom avtalsvillkor, prisuppgifter och tidtabeller, skall ges på båda språken. På en tvåspråkig ort skall man t.ex. kunna teckna elavtal på sitt eget språk. I en enspråkig kommun behöver service inte ges i lika stor omfattning på båda språken som i en tvåspråkig kommun.

När offentliga förvaltningsuppgifter överförs på andra än myndigheter skall man försäkra sig om att den servicenivå som språklagen förutsätter upprätthålls. Om t.ex. en kommun överför offentliga uppgifter på ett privat företag, skall kommunen se till att den som tar emot uppgifterna förbinder sig att ge klienterna den språkliga service som de har rätt till.