De myndigheter vars handlingar lagen gäller är bland annat

• statliga förvaltningsmyndigheterna samt övriga ämbetsverk och inrättningar,
• domstolar och
• kommunala myndigheter.

Lagen gäller även statliga affärsverk, till exempel Forststyrelsen och Luftfartsverket.

Ytterligare gäller den dokument som innehas av privata instanser som utför offentliga uppdrag och utövar offentlig makt. Dylika är till exempel

• arbetspensionsanstalter,
• jaktövervakare och
• försäkringsbolag i frågor som gäller lagstadgad försäkring.

Lagen gäller såväl handlingar som inlämnats till myndigheter som dokument som upprättats av dem. Handlingar som inlämnats kan till exempel vara skrivelser eller ansökningar. Dokument som upprättats är bland annat beslut och utlåtanden. Vissa obetydliga dokument som gäller det interna arbetet faller utanför lagen.

Med en handling avses förutom traditionella pappershandlingar även elektroniska meddelanden som registrerats med hjälp av ADB och mikrofilmade dokument.