Myndigheten hjälper att hitta rätt

En handling begärs av den myndighet som har den. Myndigheter skall hjälpa sökande att hitta information, till exempel att specificera det begärda dokumentet. Hjälpmedel är diariet och övriga sakregister.

Den som ber om information behöver varken utreda sin identitet eller motivera sin begäran. När en myndighet överväger om en sekretessbelagd handling skall lämnas ut, kan den dock behöva information om användningsändamålet. Till exempel en part har rätt att ta del av vissa dokument som annars är sekretessbelagda. Dylika dokument kan även lämnas ut för forskning.

Information om en handling lämnas ut så som sökanden vill, om detta inte vållar tjänsteutövningen oskäligt besvär. Ur offentliga beslutsregister fås informationen i allmänhet elektroniskt om man så vill. Vanligen lämnas uppgifter ut muntligt eller som en kopia av handlingen.

En myndighet skall behandla en begäran utan dröjsmål. Information om en offentlig handling skall lämnas ut snarast och senast inom två veckor efter att begäran mottogs.

Begärdes många dokument eller är begäran annars ovanligt arbetsdryg skall informationen lämnas ut senast inom en månad efter att begäran mottogs.

Vad om beslutet är negativt?

Ett negativt beslut skall motiveras. Av beslutet skall därmed framgå varför den begärda handlingen är sekretessbelagd. Lämnades begäran skriftligen skall även det negativa beslutet upprättas skriftligen.

Förvägras information kan sökanden begära att tjänstemannen överför ärendet för att avgöras av myndigheten, i praktiken oftast av chefen för tjänstemannen.

I myndighetsbeslutet söks ändring vanligen hos en förvaltningsdomstol. Av den besvärsanvisning som bifogas beslutet framgår närmare hur ändring söks.

Och avgifterna?

Det kostar inget att ta del av en myndighetshandling när uppgifterna lämnas muntligen eller handlingen läses hos myndigheten eller sänds per e-post. En avgift kan emellertid tas ut om det medför särskilda kostnader att ta fram handlingen.

Också för kopior och utskrifter av handlingar kan en avgift tas ut som motsvarar kostnaderna.