I samband med uppföljningen av verkställigheten av offentlighetslagen iakttogs vissa brister i myndigheternas verksamhet. De gällde registreringen av anhållanden om handlingar samt motiveringen till avslagsbeslut gällande uppgifter. Dessutom framgick det att myndigheterna inte fäster tillräcklig uppmärksamhet vid att det föreligger rätt att ta del av den offentliga delen av en handling även om någon del av handlingen är sekretessbelagd.

Justitieministeriet betonar i sitt brev att offentlighetslagstiftningen av myndigheterna förutsätter bl.a. god informationshantering, information och kundservice. Ledningen för respektive ämbetsverk ansvarar för att man förfogar över tillräckligt sakkunskap för att utveckla dessa saker och att sakkunskapen upprätthålls med hjälp av utbildning. Tillgången på sakkunskap kan säkerställas genom att de sakkunniga samarbetar inom nätverk.

Ministerierna ombeds också utvärdera behovet av specialbestämmelser om det egna områdets personregister och genomföra eventuella ändringar i lagstiftningen.

Delreform av lagen i kraft i oktober

Uppföljningen av verkställigheten av offentlighetslagen genomfördes i form av flera separata utredningar. Utgående från dem utarbetade statsrådet en redogörelse där man konstaterade att det förelåg vissa utvecklingsbehov. Lagstiftningen har utvecklats genom de ändringar som träder i kraft vid ingången av oktober 2005 och som gäller fastställandet av avgifter för kopior av myndigheternas handlingar. Också de bestämmelser som gäller sekretesstiden för handlingar samt tystnadsplikten ändras.

Grunderna för avgifter för kopior av handlingar ändras

Det skall på samma sätt som nu vara avgiftsfritt att ta del av en myndighetshandling när uppgifterna lämnas muntligen eller handlingen läses hos myndigheten eller sänds per e-post.

Även i dessa fall uppbärs emellertid kostnaderna för att ta fram handlingen, om inte handlingen kan individualiseras och hittas i myndighetens dokumentregister med hjälp av registrets dokumentklassificering eller informationssystemets sökfunktioner. Myndigheten skall hjälpa den som begärt att få uppgiften att individualisera den handling som han eller hon vill ta del av.

Om det ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera att lämna ut handlingen, skall den dock alltid fås avgiftsfritt.

Avgifterna för kopior och utskrifter av handlingar skall högst motsvara myndigheternas kostnader för dem. Bestämmelsen gäller såväl statliga som kommunala myndigheter. Myndigheten skall på förhand fastställa avgifterna för kopior och utskrifter och publicera avgifterna på internet.

Priset för kopior och utskrifter kan fastställas separat för anhållanden om handlingar som kräver sedvanliga och särskilda åtgärder. Det betraktas som en sedvanlig åtgärd när en kopia ges av en sådan handling som går att hitta t.ex. med hjälp av datasystemets sökfunktioner och som är helt och hållet offentlig eller där de sekretessbelagda delarna kan avlägsnas utan besvär. Det är fråga om situationer som kräver specialåtgärder när det medför mera arbete än normalt att ta fram handlingen och avlägsna de sekretessbelagda uppgifterna.

Beslutanderätten kan delegeras i kommunen

Ett kommunalt organ, t.ex. en nämnd, kan av kommunfullmäktige ges rätt att delegera beslutanderätt till tjänsteinnehavare när det gäller utlämnande av handlingar. På detta sätt kan man påskynda avgörandet av anhållanden om handlingar i kommunen.

Tystnadsplikt även för andra än tjänstemän

Offentlighetslagens bestämmelse om tystnadsplikt preciseras så att tystnadsplikt har även den som får sekretessbelagda uppgifter trots att han eller hon inte är tjänsteman.

Dessutom framhävs myndighetens skyldighet att ge akt på att sekretessen bibehålls när uppgifter ur en sekretessbelagd handling lämnas ut till andra än myndigheter. Myndigheten skall se till att den som får uppgifterna har tystnadsplikt och att uppgifter utlämnas till andra än myndigheter endast om det finns vägande allmänna skäl till att lämna ut uppgifterna. Vägande allmänna skäl kan följa av t.ex. behovet av att säkerställa det politiska systemets funktionsduglighet, få till stånd en enhetlig linje i frågor av stort nationellt intresse eller se till att en myndighet grundar sina avgöranden på adekvat information.

Ytterligare upplysningar: lagstiftningsrådet Anna-Riitta Wallin, tfn 050 – 322 7175 eller (09) 1606 7693
e-post: förnamn.efternamn@om.fi

Justitieministeriets brev om verkställigheten av offentlighetslagen
Lag om ändring av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 495/2005: www.finlex.fi