 |
- Suomeksi
- På svenska
- In English
| Oikeusministeriön asiankäsittelyjärjestelmä Oskarin diaari | Tekstiversio |
Rekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 4.10.2002
tarkistettu 8.5.2008
| 1. Rekisterinpitäjä | Nimi Oikeusministeriö | |
| Yhteystiedot PL 25, 00023 Valtioneuvosto Käyntiosoite: Eteläesplanadi 10 puh. 09 16003 | ||
| 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö | Nimi Kirjaaja Berit Backström | |
| Yhteystiedot puh. 09 1606 7510 sähköposti: oikeusministerio(at)om.fi | ||
| 3. Rekisterin nimi | Oikeusministeriön asiankäsittelyjärjestelmä Oskarin diaari | |
| 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus | Asiankäsittelyjärjestelmää käytetään käsiteltäviksi tulevien ja ratkaistujen asioiden rekisteröintiin. Rekisteröinnin avulla osoitetaan asiakirjan saapuminen, mahdollistetaan asioiden käsittelyvaiheiden seuranta, autetaan asiakirjojen julkisuusperiaatteen toteutumista, saadaan rekisteröityjen asiakirjojen hakemisto sekä pystytään tuottamaan tilastoja ja raportteja. Asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröinnin perustana on asia- ja tehtäväryhmittely, joka on perusteiltaan ministeriön käsittelemien asioiden sisällönmukainen ryhmittelyjärjestelmä. Rekisteröintitietojen avulla voidaan käsittelyssä tai arkistossa olevat paperiasiakirjat paikantaa tai päästä suoraan sähköisiin asiakirjoihin. Rekisteröinti perustuu julkisuuslain (621/1999) 18§:ään ja asetuksen (1030/1999) 5 ja 6 §: iin sekä arkistolakiin (831/1994) ja sen nojalla annettuihin säännöksiin ja määräyksiin. | |
| 5. Rekisterin tietosisältö | Asiakirjan yksilöintitiedot kuten diaarinumero, lähettäjä/laatija, lähettäjän/laatijan diaarinumero, saapunut/laadittu, saapumispäivä, määräpäivä, asia, toimenpiteen lopetustieto, päätöspäivä, vastaanottaja, osasto/yksikkö, käsittelijä | |
| 6. Säännönmukaiset tietolähteet | Ministeriöön tulleet, ministeriössä laaditut ja ministeriöstä lähteneet asiakirjat | |
| 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle | Ei ole säännönmukaisia luovutuksia . Asiasta kiinnostuneet tiedotusvälineet, kansalaiset, tutkijat sekä valtion ja kuntien viranomaiset saavat pyynnöstä julkisia tietoja nähtäväksi. | |
| 8. Rekisterin suojauksen periaatteet | A. Manuaalinen aineisto Asiankäsittelyjärjestelmään rekisteröidyt aineistot säilytetään edelleen myös paperimuodossa ministeriön arkistossa, johon on pääsy vain kirjaajan tai muun kirjaamohenkilökunnan valvonnassa. Osittain salaisia asiakirjoja säilytetään arkistossa erikseen merkittyinä. Julkiseen asiakirjaan sisältyvät salassa pidettävät tiedot peitetään tarvittaessa. B. ATK:lle talletetut tiedot Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. | |
| 9. Tarkastusoikeus | Jokaisella on oikeus tarkastaa diaariin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot, ellei HetiL:n säädetystä muuta johdu. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Salassa pidettävät tiedot edellyttävät henkilöllisyyden varmistamista. Pyyntö osoitetaan oikeusministeriölle. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti ja mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Tarkistusoikeus on maksuton kerran vuodessa. > Asiaa koskevat säännökset: HetiL 26–28§ | |
| 10. Tiedon korjaaminen | Diaarissa oleva tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn pitää tehdä yksilöity kirjallinen pyyntö, joka on osoitettu oikeusministeriölle. Tarvittaessa pitää henkilöllisyys varmistaa. Mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen todistus. > Asiaa koskeva säännös: 29 § | |