Sidosryhmien kuulemisessa voidaan käyttää sekä perinteisiä osallistumisen menetelmiä, kuten monijäsenisiä valmisteluelimiä, kirjallisia lausuntoja, keskustelutilaisuuksia, neuvotteluita, epävirallista yhteydenpitoa ja kyselyitä että uuden tieto- ja viestintäteknologian mahdollisuuksia, kuten verkkokeskusteluja. Sidosryhmien kuulemisen ja osallistumisen menetelmät valitaan valmisteilla olevan asian laajuuden, tavoitteiden ja sidosryhmien perusteella. Menetelmien valinnassa on huolehdittavat sidosryhmien tasapuolisesta kohtelusta tiedonsaannissa ja osallistumismahdollisuuksien järjestämisessä. Valmisteluprosessin aikana on kuitenkin suositeltavaa käyttää useampia menetelmiä, jotta kuuleminen olisi mahdollisimman laajaa.

Valtionhallinnon käyttämiä kuulemis- ja osallistumismenetelmiä ovat muun muassa seuraavat:

Valmisteluelimet

Valtioneuvosto tai ministeriöt voivat asettaa hanketta varten määräaikaisen valmisteluelimen, johon virkamiesten lisäksi voi kuulua muita sidosryhmien edustajia, alan erityisasiantuntijoita sekä poliittisen päätöksentekojärjestelmän edustajia. Valmisteluelimiä ovat mm. komiteat, toimikunnat, neuvottelukunnat ja työryhmät. Laajapohjaisen valmisteluelimen etuna on, että erilaiset näkökulmat ja edut ovat jatkuvasti esillä valmistelun aikana.

Vaikutuksiltaan merkittävät hallituksen esitykset ja asetukset valmistellaan pääsääntöisesti monijäsenisissä valmisteluelimissä, joissa on hankkeen kannalta keskeisten viranomaisten ja sidosryhmien edustajat. Hallituksen esitysten ja vaikutuksiltaan merkittävien asetusten valmistelun organisointi kuvataan ja perustellaan hallituksen esityksessä tai asetuksen esittelymuistiossa.

Kirjalliset lausunnot

Yleisin kuulemismenetelmä säädösvalmistelussa ovat kirjalliset lausunnot, joita ministeriö pyytää sidosryhmiltä valmisteltavana olevasta asiasta, esimerkiksi työryhmän mietinnöstä, taustamuistiosta tai luonnoksesta hallituksen esitykseksi. Valmistelun tuloksena syntyneestä säädösehdotuksesta pyydetään yleensä kirjallinen lausunto. Ainoastaan perustellusta syystä säädösehdotuksesta voidaan jättää kirjalliset lausunnot pyytämättä, jolloin menettely perustellaan hallituksen esityksessä taikka asetuksen tai määräyksen esittelymuistiossa.

Lausuntoa tulisi pyytää mahdollisimman kattavasti niiltä tahoilta, joita uudistus koskee ja joiden asiantuntemus on valmistelun kohteena olevan asian kannalta erityisesti tarpeen. Lausunnon valmisteltavana olevasta asiasta voivat antaa muutkin kuin ne, joille lausuntopyyntö on lähetetty.

Kirjallisia lausuntoja pyydettäessä lausuntopyyntöön liitetään luonnos hallituksen esitykseksesi, asetukseksi tai määräykseksi tai muu aineisto, joka on tarpeen säädösehdotuksen sisällön ymmärtämiseksi. Lausuntopyynnössä lausunnonantajaa voidaan pyytää myös ottamaan kantaa joihinkin tiettyihin seikkoihin, esimerkiksi pyytää näkemyksiä ehdotuksen vaikutuksista.

Lausuntojen antamiseen on varattava riittävän pitkä aika, jotta lausuntojen antajilla on mahdollisuus perehtyä asiaan. Säädösehdotuksista pyydettävien kirjallisten lausuntojen antamiseen varataan aikaa vähintään kuusi viikkoa ja laajoissa hankkeissa vähintään kahdeksan viikkoa. Lausuntoaika on pidempi, jos se kokonaan tai osittain ajoittuu yleiseen lomakauteen. Lausuntoaika voi kuitenkin perustellusta syystä olla lyhyempi. Tällöin lausuntoajan pituus perustellaan lausuntopyynnössä sekä hallituksen esityksessä ja asetuksen tai määräyksen esittelymuistiossa.

Lausuntopyyntö julkaistaan ministeriön verkkosivuilla ja valtioneuvoston hankerekisterissä (HARE).

Kuulemistilaisuudet

Sidosryhmille voidaan järjestää kuulemista varten keskustelutilaisuuksia. Niissä voidaan kertoa säädösehdotuksen sisällöstä sekä antaa sidosryhmille tilaisuus vapaamuotoisesti esittää mielipiteitä ja näin saada aikaan keskustelua.

Verkkokeskustelut

Internetin keskustelufoorumeilla käytävä keskustelu antaa hallinnolle tietoa erityisesti yksittäisten kansalaisten näkemyksistä valmisteltavasta asiasta.

Otakantaa.fi on valtionhallinnon yhteinen kaikille avoin keskustelufoorumi, jossa kansalaiset voivat kommentoida hallinnossa käynnistyviä tai käynnissä olevia hankkeita, lainsäädäntöuudistuksia tai muiden ajankohtaisten toimenpiteiden valmistelua.

• http://www.otakantaa.fi

Tutkimukset ja kyselyt

Valmistelun yhteydessä voidaan hankkia lisätietoa myös teettämällä selvityksiä tai tutkimuksia sidosryhmien näkemyksistä. Lisäksi apuna voidaan käyttää erilaisia kyselyjä ja haastatteluja.

Suora palaute

Sidosryhmille on hyvä varata mahdollisuus antaa oma-aloitteisesti palautetta joko tietystä säädösvalmisteluhankkeesta tai kaikista vireillä olevista hankkeista. Tavallisimmin mahdollisuus järjestetään tiedottamalla palautteen antamista varten olevasta sähköpostiosoitteesta.

Ministeriöiden vastuualueista on tietoa valtioneuvoston Internet-sivuilla, ns. ministeriöopastimessa. Ministeriöiden Internet-sivuilla kerrotaan virkamiesten vastuualueista ja vireillä olevista hankkeista.

• Ministeriöiden Internet-sivut
• Ministeriöopastin