Kun yksityinen kansalainen joutuu kääntymään viranomaisen puoleen, hän tietysti toivoo, että hänen käyttämänsä ilmaisut eivät aiheuta väärinkäsityksiä. Kyseessä saattavat olla yksilön kannalta tärkeät asiat, kuten terveys, työpaikka, asuntoasiat, sosiaaliset oikeudet, oikeusturva.

Viranomaisen kannalta taas on tärkeää, että annetut ohjeet, neuvot tai määräykset tulevat asiakkaalle tai potilaalle täysin selviksi ja että päätökset voidaan tehdä oikein perustein. Osapuolet voivat keskittyä itse asiaan ja käyttää juuri niitä ilmaisuja, joita itse haluavat, kun apuna on tulkki, jolla on tehtävän vaatima kielellinen, tietopuolinen ja tulkkaustekninen taito. Osapuolten välinen luottamuksellinen keskustelu tapahtuu silloin joustavasti ja luotettavasti.

Pohjoismaalainen ja viranomainen käyttävät Suomessa usein yhteisenä kielenään ruotsia, vaikka se ei olisi kummankaan oma kieli. Kuitenkin on muistettava, että esim. tavallisessa arkikeskustelussa ruotsilla toimeen tuleva tanskalainen ei välttämättä ymmärrä eri hallinnonalojen ruotsinkielistä terminologiaa. Ja tanskan kieleen tottumattomalle suomalaiselle taas puhuttu kieli tuottaa usein vaikeuksia. Tärkeän asian hoitamiseen tarvitaan siis tanskaa taitava tulkki.

Asiakas ja viranomainen käyttävät usein englantia asioiden hoitamisessa. Kuitenkin on tilanteita, joissa toisen osapuolen tai kenties molempien puutteellinen englannin taito on johtanut virheellisiin päätöksiin.