Kirjeissä ja ilmoituksissa käytettävä vastaanottajan kieltä

Valtion viranomaisen ja kaksikielisen kunnan viranomaisen on asianosaisille menevissä kirjeissä ja ilmoituksissa käytettävä vastaanottajan kieltä, jos se on tiedossa tai kohtuudella selvitettävissä. Vastaanottajan kieli saattaa esimerkiksi olla viranomaisen tiedossa jo aikaisemman asioinnin perusteella. Useissa tapauksissa viranomainen voi tarkistaa asian väestörekisteristä tai yrityksen ollessa kyseessä kaupparekisteristä.

Jollei vastaanottajan kieli kuitenkaan ole selvitettävissä, tulee viranomaisen lähettää ilmoitukset ja muu kirjeenvaihto, esimerkiksi lomakkeet, sekä suomen että ruotsin kielellä.

Kielilaissa on myös säännökset valtion viranomaisen työkielestä. Valtion viranomainen käyttää työkielenään yleensä virka-alueen väestön enemmistön kieltä. Valtion viranomaisten välisessä kirjeenvaihdossa käytetään pääasiassa suomea, jollei esimerkiksi vastaanottava tai lähettävä viranomainen ole yksikielisesti ruotsinkielinen. Laki sallii joustavuuden; tilanteen mukaan voidaan käyttää ruotsia tai jopa vieraita kieliä, esimerkiksi kansainvälisissä yhteyksissä englantia.

Valtion viranomaisen on kirjeenvaihdossaan kuntiin käytettävä kunnan kieltä tai kunnan ollessa kaksikielinen kunnan väestön enemmistön kieltä. Myös molempia kieliä voidaan käyttää.