Viranomaisia, joiden asiakirjoja laki koskee, ovat esimerkiksi:

• valtion hallintoviranomaiset ja muut virastot ja laitokset,
• tuomioistuimet sekä
• kunnalliset viranomaiset.

Lakia sovelletaan myös valtion liikelaitoksiin, esimerkiksi Metsähallitukseen ja Ilmailulaitokseen.

Lisäksi lakia sovelletaan asiakirjoihin, jotka ovat julkisia tehtäviä hoitavien ja siinä julkista valtaa käyttävien yksityisten tahojen hallussa. Niitä ovat esimerkiksi

• työeläkelaitokset,
• metsästyksenvalvoja ja
• vakuutusyhtiöt lakisääteistä vakuutusta koskevassa asiassa.

Laki koskee sekä viranomaiselle annettuja että viranomaisen laatimia asiakirjoja. Viranomaisille annettuja asiakirjoja voivat olla esimerkiksi erilaiset kirjelmät ja hakemukset. Viranomaisen laatimia asiakirjoja taas ovat esimerkiksi päätökset ja lausunnot. Eräät viranomaisen sisäiseen toimintaan liittyvät vähämerkityksiset asiakirjat on rajattu lain soveltamisalan ulkopuolelle.

Asiakirjalla tarkoitetaan paitsi perinteisiä, paperilla olevia asiakirjoja myös sähköisiä, automaattisen tietojenkäsittelyn avulla talletettuja viestejä sekä mikrofilmattuja asiakirjoja.