Viranomainen auttaa tiedon etsinnässä

Asiakirjaa pyydetään siltä viranomaiselta, jonka hallussa se on. Viranomaisilla on velvollisuus avustaa tiedon pyytäjiä tiedon etsinnässä, esimerkiksi halutun asiakirjan yksilöimisessä. Siinä voidaan käyttää apuna diaaria ja muita asiahakemistoja.

Tiedon pyytäjän ei tarvitse paljastaa henkilöllisyyttään eikä sitä, miksi hän tietoja haluaa. Salassa pidettävän asiakirjan luovuttamista harkitessaan viranomainen saattaa kuitenkin tarvita tietoa siitä, millä perusteella tietoa pyydetään. Esimerkiksi asianosaisella on oikeus saada tietoonsa myös eräitä salassa pidettäviä asiakirjoja. Salassa pidettäviä asiakirjoja voidaan luovuttaa myös tutkimustarkoituksiin.

Tieto asiakirjasta on annettava pyytäjälle hänen haluamallaan tavalla, jollei siitä aiheudu kohtuutonta haittaa viranomaisen toiminnalle. Julkisista päätösrekistereistä tiedon saa yleensä halutessaan sähköisessä muodossa. Useimmiten tieto annetaan suullisesti tai kopiona asiakirjasta.

Viranomaisen on käsiteltävä asiakirjapyyntö viivytyksettä. Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa asiakirjapyynnön saamisesta. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai pyyntö muuten edellyttää viranomaiselta tavanomaista suurempaa työmäärää, tieto on annettava viimeistään kuukauden kuluessa asiakirjapyynnön saamisesta.

Entä jos päätös on kielteinen?

Päätös, jolla tiedon saanti evätään, on perusteltava. Päätöksestä on siis käytävä ilmi, millä perusteella henkilön pyytämä asiakirja on salassapidettävä. Jos asiakirjapyyntö on tehty kirjallisesti, myös kielteinen päätös on annettava kirjallisena.

Jos tiedon saanti on evätty, henkilö voi pyytää, että virkamies siirtää asian viranomaisen, käytännössä useimmiten esimiehensä ratkaistavaksi.

Viranomaisen tekemään päätökseen haetaan muutosta yleensä hallinto-oikeudelta. Päätökseen liittyvässä valitusosoituksessa on tarkemmat ohjeet muutoksenhausta.

Mitä maksuja peritään?

Tiedon saaminen viranomaisen asiakirjasta on maksutonta, kun tietoja annetaan suullisesti tai asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi taikka lähetetään sähköpostin välityksellä. Maksu kuitenkin voidaan periä silloin, jos asiakirjan esille hakeminen aiheuttaa erityisiä kustannuksia.

Myös asiakirjasta annettavista kopioista ja tulosteista voidaan periä kustannuksia vastaava maksu.