Julkisuuslain täytäntöönpanon seurannan yhteydessä viranomaisten toiminnassa havaittiin eräitä puutteita. Ne koskivat asiakirjapyyntöjen kirjaamista sekä tiedonsaantia koskevien kielteisten päätösten perustelemista. Lisäksi kävi ilmi, etteivät viranomaiset kiinnitä riittävästi huomiota oikeuteen saada tieto asiakirjan julkisesta osasta, vaikka sen jokin osa olisikin salainen.

Oikeusministeriö painottaa kirjeessään, että julkisuuslainsäädäntö edellyttää viranomaisilta muun muassa hyvää tiedonhallintatapaa, viestintää ja asiakaspalvelua. Kunkin viraston johdon vastuulla on huolehtia, että näiden kehittämiseen on käytettävissä riittävä asiantuntemus, josta pidetään huolta koulutuksen avulla. Asiantuntemuksen saatavuus voidaan varmistaa asiantuntijoiden verkostomaisen yhteistyön avulla.

Ministeriöitä pyydetään myös arvioimaan oman alansa henkilörekistereitä koskevien erityissäännösten tarve ja toteuttamaan mahdolliset lainsäädännön muutokset.

Lain osittaistarkistus voimaan lokakuussa

Julkisuuslain täytäntöönpanon seuranta toteutettiin useina erillisinä selvityksinä. Niiden perusteella laadittiin valtioneuvoston selonteko, jossa todettiin eräitä kehittämistarpeita. Lainsäädäntöä on kehitetty lokakuun 2005 alussa voimaan tulevilla muutoksilla, jotka koskevat viranomaisten asiakirjojen jäljennöksistä perittävien maksujen määräytymistä. Myös asiakirjojen salassapitoaikaa sekä vaitiolovelvollisuutta koskevat säännökset muuttuvat.

Asiakirjajäljennösten maksuperusteet muuttuvat

Tiedon saaminen viranomaisen asiakirjasta on nykyiseen tapaan maksutonta silloin, kun tietoja annetaan suullisesti tai asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi taikka lähetetään sähköpostin välityksellä.

Näissäkin tapauksissa kuitenkin peritään asiakirjan esille hakemisesta aiheutuneet kustannukset, jollei asiakirja ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen asiakirjarekisteristä siinä käytettävän luokittelun tai tietojärjestelmän hakutoimintojen avulla. Viranomaisen on autettava tiedon pyytäjää yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon.

Jos asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin, sen saa kuitenkin aina maksutta.

Asiakirjasta annettavista kopioista ja tulosteista perittävien maksujen tulee vastata enintään viranomaiselle aiheutuneita kustannuksia. Säännös koskee niin valtion kuin kuntienkin viranomaisia. Viranomaisen on etukäteen määriteltävä kopioista ja tulosteista perittävät maksut ja julkistettava maksut Internetissä.

Kopion tai tulosteen hinta voidaan määritellä erikseen tavanomaisia ja erityisiä toimenpiteitä vaativia asiakirjapyyntöjä varten. Tavanomaisena pidetään kopion antamista sellaisesta asiakirjasta, joka on löydettävissä esimerkiksi tietojärjestelmän hakutoimintojen avulla ja joka on kokonaan julkinen tai josta voi vaivatta poistaa salassa pidettävät osat. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat tilanteet, joissa asiakirjan esille haku ja salassa pidettävien tietojen poistaminen teettävät tavallista enemmän työtä.

Päätösvaltaa voidaan siirtää kunnissa

Kunnan toimielin, esimerkiksi lautakunta, voi saada kunnanvaltuustolta oikeuden siirtää asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaa viranhaltijoille. Näin kunnassa voidaan nopeuttaa asiakirjapyyntöjen ratkaisemista.

Vaitiolovelvollisuus myös muilla kuin virkamiehillä

Vaitiolovelvollisuutta koskevaa julkisuuslain säännöstä täsmennetään siten, että vaitiolovelvollisuus on myös sillä, joka saa salassa pidettäviä tietoja vaikka ei ole virkamies.

Lisäksi korostetaan viranomaisen velvollisuutta ottaa huomioon salassapidon säilyminen, kun annetaan tietoja salassa pidettävästä asiakirjasta muille kuin viranomaiselle. Viranomaisen on huolehdittava siitä, että tiedonsaajalla on vaitiolovelvollisuus ja että tietoja annetaan muille kuin viranomaisille vain, jos tiedon antamiselle on painava yleinen syy. Painava yleinen syy voi johtua esimerkiksi tarpeesta varmistaa poliittisen järjestelmän toimivuus, muodostaa yhteiset käsitykset kansallisen edun kannalta merkittävissä asioissa tai turvata viranomaisen riittävä tietopohja päätöksenteolle.

Lisätietoja:
lainsäädäntöneuvos Anna-Riitta Wallin, puh. 050 - 322 7175 tai (09) 1606 7693
sähköposti: etunimi.sukunimi@om.fi

Oikeusministeriön kirje julkisuuslain täytäntöönpanosta
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain muuttamisesta 495/2005: www.finlex.fi